Depuis le début de cette année, l'ensemble des Directeurs de cet établissement public dispose d'un terminal BlackBerry®. Cette solution d'accès à la messagerie permet de renforcer la rapidité des échanges d'information, et participe à la sécurisation du Système d'Information.
Problème posé
Faciliter et optimiser l'utilisation de la messagerie professionnelle par les cadres dirigeants afin qu'ils puissent gagner en réactivité et en efficacité...
Solution adoptée
En complément d'une offre Voix de la gamme SFR Entreprises, une offre de mobilité : la solution Business Mail comprenant des terminaux "tout en un" BlackBerry®, le logiciel Desktop Manager qui permet la synchronisation entre un ordinateur et le terminal, un serveur BES assurant le ré-acheminement, le cryptage et la compression des messages.
Les échanges par e-mail se sont considérablement développés ces dernières années, analyse jean Muny, Chef du service Télécommunications à Lille Métropole Communauté Urbaine. Ils représentent désormais pas moins de 1 500 000 messages par mois pour l'ensemble des 1 700 agents connectés. Indispensable outil de toute activité professionnelle, la messagerie est aujourd'hui aussi naturelle que l'est le téléphone. Et si ses atouts sont indéniables (lecture de pièces jointes, rapidité, disponibilité...), son usage doit rester synonyme d'efficacité et de réactivité.
En réunion, en toute discrétion
"Tous les e-mails n'ont pas la même importance", rappelle Jean Muny. Transfert d'un document, prise de rendez-vous, précision sur un dossier en cours... La rapidité de consultation et de réponse sera fonction du degré d'urgence. Au milieu de l'année dernière, SFR Entreprises proposait au responsable Télécommunications de tester une solution mobile data en complément des services voix. "Nous avions décidé de mettre à la disposition des 21 Directeurs un terminal BlackBerry®, explique Jean Muny. Ce ne sont pas des professionnels "nomades" mais ils participent à de nombreux groupes de travail et réunions. Au cours de ces séances de travail, ils doivent pouvoir continuer à accéder en toute discrétion à leur messagerie, que ce soit pour consulter leurs messages et répondre aux plus urgents, mais également pour contacter très rapidement un collaborateur si nécessaire".
Lire les "objets" et plus, si besoin…
En parallèle à l'installation du BES (BlackBerry® Entreprise Server), permettant le réacheminement de l'information dans le Système d'Information, la pédagogie de la solution est faite auprès des futurs utilisateurs. "Malgré la simplicité d'emploi de la solution BlackBerry®, nous devions assurer un minimum de formation sur ce nouvel outil de communication, estime Jean Muny. Dans un groupe de personnes, tout le monde n'a pas la même compréhension de la technologie ". Courant décembre 2004 tous les Directeurs sont équipés, et en quelques jours le terminal BlackBerry® prend sa place dans le quotidien des responsables. Six mois de pratique plus tard, le bilan est largement positif : "Bien évidemment, le principe n'est pas que chacun lise tous ses e-mails en réunion ou à l'extérieur du bureau, insiste Jean Muny. Mais, en parcourant simplement et rapidement les "objets " des messages, il accède immédiatement aux informations les plus importantes ". Un usage qui satisfait pleinement Gérard Chevalier, Directeur des Moyens Généraux. "La possibilité de communiquer en temps réel où que l'on soit est vraiment formidable, s'enthousiasme-t-il. Grâce à ce terminal, je suis toujours en contact avec mes équipes. De plus, il est vraiment très ergonomique et fonctionnel".
Des alertes automatiques
BlackBerry® accompagne désormais Gérard Chevalier partout. "C'est un véritable assistant qui m'aide à mieux gérer mon temps de travail et le rend plus efficace, analyse le Directeur des Moyens Généraux. Au cours d'une réunion, je le consulte à chaque fois qu'un "bip " me prévient de l'arrivée d'un nouveau message. Si nécessaire je le lis, sans déranger les autres participants, et je peux également y répondre de manière tout aussi simple". Car le maître mot de la solution BlackBerry® est bien la rapidité de transmission de l'information. "Il m'arrive souvent de demander que l'on me communique, pendant un rendez-vous, une précision sur un dossier qui est déterminante pour la suite de l'entretien, constate Gérard Chevalier.
De même, j'ai déjà pu adresser les modifications d'un contrat à mon secrétariat alors que j'étais éloigné du bureau". Enfin, BlackBerry® est aussi un élément de sécurisation des procédures : lors de leurs astreintes, les techniciens du Système d'Information sont dotés d'un terminal. Si la moindre panne survient, un message d'alerte est automatiquement envoyé sur leur adresse de messagerie. Grâce à un rapport complet sur les types d'erreurs, cet e-mail permet de juger immédiatement de la gravité de la situation et de définir le degré d'urgence de l'intervention. Cette fonctionnalité "d'alerte" permet aux équipes de la Direction des Systèmes d'Information d'être opérationnelles 24H/24. Une condition indispensable pour la récente certification ISO 9001 (version 2000) du Service "Ecologie urbaine" (traitement des eaux usées) de Lille Métropole Communauté Urbaine.
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